In 5 Schritten zur Delegation

Mai 28, 2022

Gastbeitrag von Karin Tatzmann

Schon in der Vorwoche haben wir tolle Tipps von Karin erhalten. Da der Beitrag so gut angekommen ist und ihr nach weiteren konkreten Tipps gefragt habt, folgt heute ein zweiter Teil. Nochmals zur Autorin: Karin ist systemischer Coach und Mentaltrainerin. Sie hilft Führungskräften, Mitarbeitern, Teams, Unternehmen individuelle Lösungen und Strategien gemeinsam zu erarbeiten. Sie zeigt Ihnen, wie man neue Denkprozesse trainiert und mit Veränderungen besser umgehen lernt.

Wenn du gerade erst Führungskraft geworden bist, dann ist das Delegieren von Aufgaben noch neu und ungewohnt und gar nicht so einfach. Du überträgst nicht nur Aufgaben, sondern auch Verantwortung und Kompetenzen.

Die W-Fragen können dir zu Beginn helfen:

WAS muss gemacht werden und wie soll das Ergebnis ausschauen?

Kommuniziere immer klar was genau zu tun ist. Je genauer du eine Aufgabe definierst und kommunizierst, desto besser wird das Ergebnis sein. Wichtig ist dabei auch, dass der Mitarbeiter das Ziel kennt, das erreicht werden soll. Es ist entscheidend, dass das erwartete Ergebnis vorgegeben wird und weniger der Weg. Der Mitarbeiter erhält so die Möglichkeit, mitzudenken und selbst kreativ zu arbeiten.

Bei komplexeren Aufgaben ist das Feedback des Mitarbeiters sinnvoll. Lass den Mitarbeiter die Aufgabe mit seinen eigenen Worten wiederholen um zu überprüfen, ob die Botschaft bei ihm richtig angekommen ist. Der Mitarbeiter soll auch wissen, wie weit seine Befugnisse gehen, dh darf er Entscheidungen eigenmächtig treffen? Wer muss über einzelne Schritte informiert werden?

WARUM ist die Aufgabe wichtig?

Wenn du als Führungskraft den Hintergrund der Aufgabe erklärst, fördert dies nicht nur die Motivation des Mitarbeiters, sondern auch die Attraktivität. Der Mitarbeiter weiß dann, wozu der Aufwand betrieben wird und dies wirkt sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Wenn Mitarbeiter Sinn und Zweck der Aufgabe verstehen, lassen sich oftmals auch Fehler und Rückfragen vermeiden.

WER soll es tun?

Als Führungskraft kennst du die Stärken, Schwächen und Interessen deiner Mitarbeiter. Manchmal hängt die Entscheidung aber davon ab, wie schnell eine Aufgabe erledigt sein soll. Wenn es schnell gehen muss, dann beauftrage erfahrene Mitarbeiter damit. Die haben aber oft schon andere Dinge um die Ohren. Langfristig macht es also auch Sinn, andere Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufzubauen. Vermutlich wird das anfangs mehr Zeit und Korrekturläufe beanspruchen, bis du das gewünschte Ergebnis erhältst. Auf Dauer lohnt sich der Einsatz aber.

WANN muss es erledigt werden?

Die Angabe eines Zeitpunktes ist zwingend notwendig. Dadurch kann der Mitarbeiter sich seine Zeit besser einteilen. Achte bei Teilaufgaben darauf, dass du einen zusätzlichen Puffer einbauen, damit der Abgabetermin eingehalten werden kann. Bei einer zu großzügigen Timeline aber besteht die Gefahr, dass die Angelegenheit aufgeschoben oder gar aus den Augen verloren wird. Achte also, dass die Zeitspanne nicht zu knapp, aber auch nicht zu lang ausfällt.

WIE soll es gemacht werden?

Mit der Delegation gibst du Verantwortung ab. Je nach Situation und Erfahrungsschatz des Mitarbeiters musst du unterscheiden ob der Mitarbeiter mehr Anleitung braucht oder weniger. Bei unerfahrenen Mitarbeitern ist es sinnvoll, Zwischenziele zu vereinbaren und sich in kleinen Schritten dem Ziel zu nähren. Erfahrene Mitarbeiter brauchen hingegen weniger Anleitungen, weil sie den Weg zum Ziel selbst finden. Hier wäre zuviel Vorgabe und Kontrolle falsch, da sie dem Mitarbeiter das Gefühl geben, dass du ihm die Aufgabe nicht zutraust.

WER informiert wen, wenn es nicht nach Plan läuft?

Wichtig ist die Kommunikation. Hast du immer ein offenes Ohr, wenn es Fragen gibt. Kommt der Mitarbeiter selbst auf dich zu oder musst du regelmäßig Feedback einholen. Damit das Ergebnis erreicht werden kann und der Abgabetermin eingehalten werden kann, ist es wichtig rechtzeitig einzugreifen.

Die 5 Stufen der Delegation

Stufe 1 – Umsetzung der Aufgaben

In Stufe 1 gibst du alles genau vor. Du hast bereits recherchiert und entschieden und sagst dem Mitarbeiter genau was er zu tun hat.

Stufe 2 – Einarbeitung und erste Lösungsvorschläge

In der nächsten Stufe sagst du dem Mitarbeiter, dass er sich in das Thema allgemein einarbeiten und Lösungen finden soll.

Stufe 3 – Erarbeitung von Vorschlägen

In der Stufe 3 arbeitet sich der Mitarbeiter detaillierter ins Thema ein und arbeitete auch konkrete Lösungsvorschläge mit Begründungen aus, warum er bestimmte Vorgehensweisen so umsetzen würde. Du triffst aber noch die Entscheidung

Stufe 4 – Entscheidungen mit Kontrolle

Der Mitarbeiter trifft selbständig Entscheidungen und berichtet an dich. Im gemeinsamen Gespräch wird dann die Vorgehensweise besprochen.

Stufe 5 – Entscheidungen ohne Kontrolle

In der letzten Stufe entscheidet der Mitarbeiter eigenmächtig ohne Rückmeldung. Du hast vollstes Vertrauen in die Fähigkeiten deines Mitarbeiters.

Wenn du willst, dass deine Mitarbeiter sich weiterentwickeln und du als Unternehmer:in wachsen willst, dann versuche mit deinen Mitarbeitern die Stufe 5 zu erreichen.

Wenn ihr mehr zum Thema Delegation erfahren wollt, dann nutzt die Chance und ladet euch die Checkliste von Karin kostenlos herunter. Die Checkliste enthält die 5 W-Fragen, wie man strukturiert und erfolgreich Aufgaben delegiert. Tragt euch ein und ihr bekommt die 5 W-Fragen. Damit könnt ihr sofort mit dem Delegieren loslegen.

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