Selbstmanagement rocks – das ist das Motto von Thomas Mangold. Der Zeitmanagement-Experte war nicht nur in unserem RealTalk-Podcast zu Gast, er hat auch einen Blog-Beitrag zum Thema “To-Do-Listen abhaken” für euch verfasst. Die besten Inhalte, für die beste Community – für euch! Viel Spaß beim Lesen!

Vielleicht kennst du die folgende Situation: Anstatt am Ende des Tages den letzten Punkt auf deiner To-Do-Liste abzuhaken und glücklich in den Feierabend zu gehen, musst du viele Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben.

Dasselbe wiederholt sich täglich, sodass deine To-Do-Liste immer unübersichtlicher wird. Sie wächst, wächst und wächst, bis sie sich deiner Kontrolle entzieht. Spätestens dann wird es problematisch und es gibt Handlungsbedarf.

5 Gründe, wieso deine To-Do-Liste immer länger wird

1. Du arbeitest ohne Fokuszeiten

Fokuszeiten sind Zeiten, in denen du hochfokussiert arbeitest – das bedeutet ohne Ablenkungen, seien es Anrufe, Pop-Ups, E-Mails oder Termine. Dein Geist kann so voll auf eine Aufgabe fokussiert sein, ohne ständig mit ablenkenden Gedanken um die Ecke zu kommen. Diese Fokuszeiten haben leider die wenigsten Menschen in ihren Arbeitsalltag integriert, obwohl in dieser vermutlich 2 bis 3 Mal so viele To-Dos abgehakt werden können.

2. Du hast zu viel Kommunikationszeit

Ich coache regelmäßig Unternehmer und Führungskräfte. Dabei schaue ich mir immer deren Terminkalender an. Wenn der Terminkalender einer Person von morgens bis abends voller Termine ist, dann wird sofort sichtbar, dass keine freie Zeit zur Verfügung steht, in der To-Dos erledigt werden können. Alle unnötigen Meetings, Konferenzen usw. müssen eliminiert werden. Im nächsten Schritt kann überlegt werden, welche Aufgaben und Termine automatisiert werden können – das ist auch bei Kommunikationsaufgaben möglich. Und natürlich gibt es auch noch die Möglichkeit, die restlichen Aufgaben zu delegieren.

Die übrigen To-Dos müssen von dir umgesetzt werden, jedoch solltest du dir genau überlegen, wie du das machst:

• Braucht es tatsächlich ein Meeting oder kann die Aufgabe auch durch eine kurze Sprachnachricht kommuniziert werden?
• Welche Art und Weise der Kommunikation macht am meisten Sinn?

3. Du hast keine Pufferzeit eingeplant

Eine Pufferzeit gibt allen unvorhersehbaren Aufgaben einen Zeitrahmen. Du kennst es vermutlich, dass du deinen Tag gut geplant hast und plötzlich kommt der Chef oder ein Kunde mit einer dringenden Aufgabe um die Ecke oder ein unerwartetes Problem muss gelöst werden. Die neu auftauchenden To-Dos brauchen Zeit, doch du hast keinen Platz mehr in deinem Terminkalender, weil du von morgens bis abends alles verplant hast.

 4. Zu viel und zu optimistische Planung

Optimismus ist grundsätzlich gut. Doch zahlreiche Studien zeigen, dass viele Führungskräfte bei ihrer Planung zu optimistisch sind. So werden zum Beispiel bereits für den Montag mehr Aufgaben auf die To-Do-Liste gepackt als in der gesamten Woche zu schaffen sind. Überlege, ob deine Planung zu optimistisch ist. Du erkennst das daran, ob am Ende des Tages immer wieder To-Dos auf deiner Liste übrigbleiben.

 5. Kein Plan, in welcher Reihenfolge die Aufgaben abgearbeitet werden

Wenn du keinen Plan hast und wild auf deiner To-Do-Liste hin- und herspringst, dann wirst du vermutlich zuerst die kleinen und einfachen Aufgaben erledigen. Das macht Spaß und ist einfach.

Dann ist der Arbeitstag plötzlich vorbei und die wirklich wichtigen To-Dos müssen auf den nächsten Tag verschoben werden. Das kann keine zielführende Strategie sein. Wann willst du welche Aufgaben erledigen? Und in welcher Reihenfolge?

Die Praxis: Was kannst du tun, um deine To-Do-Liste im Griff zu haben?

Lass uns nun Lösungen für die 5 genannten Probleme finden, sodass deine To-Do-Liste nicht immer weiter wächst, sondern diese täglich abgearbeitet werden kann.

1. Wie lassen sich Fokuszeiten implementieren?

Wenn du selbstständig bist, kannst du deine Zeit freier einteilen und meine Erfahrung zeigt, dass es meist beschränkende Glaubenssätze sind, die uns davon abhalten, Fokuszeiten zu implementieren.

Der Klassiker: „Ich muss für meine Kunden immer erreichbar sein.“ Das stimmt nicht – niemand muss ständig erreichbar sein. Aus meiner Sicht gibt es diesbezüglich keinerlei Ausreden. Es gibt immer Möglichkeiten, deine Zeit besser einzuteilen und für Fokuszeiten zu sorgen.

Wenn du angestellt bist, ist es sinnvoll, dein Vorhaben mit deinem Vorgesetzten zu kommunizieren. Beginne mit dem Ziel, eine Stunde pro Tag mit vollem Fokus arbeiten zu können. Frage nach, ob es möglich ist, für diese Zeit das Smartphone auszuschalten und ohne jegliche Ablenkungen arbeiten zu können. Bisher habe ich keinen einzigen Fall erlebt, bei dem dieses Vorhaben von Vorgesetzten nicht akzeptiert worden wäre.

Wichtig ist, die Fokuszeiten und deren Vorteile klar darzustellen. Infolgedessen macht es zusätzlich Sinn, die erzielten Ergebnisse zu kommunizieren: „Lieber Chef, ich habe in der Fokuszeit das 3-fache geschafft, als in den regulären Arbeitszeiten.“

2. Kommunikationszeiten verringern

Es gilt, Aufgaben zu eliminieren, zu automatisieren und zu delegieren. Die To-Dos, die übrig bleiben, möchten von dir überlegt abgearbeitet werden:

Überprüfe deinen Terminkalender in Hinblick auf Aufgaben, die auf eine andere und smartere Weise kommuniziert werden können. Braucht es ein Meeting? Reicht ein kurzer Anruf oder eine Sprachnachricht aus? Muss es ein 1:1 Gespräch sein oder wäre ein E-Mail sinnvoller?

Als Angestellter solltest du diese Vorhaben natürlich mit deinen Vorgesetzten abstimmen. Zeige ihnen, wie viel es dem Unternehmen unnötig kostet, wenn du sinnlos in Meetings sitzt.

3. Pufferzeiten einführen

Wie viel Pufferzeit musst du freihalten? Notiere über 10 Werktage, wie viel Zeit du für To-Dos aufbringst, die unvorhergesehen hereinkommen.

Diese 3 Parameter solltest du dabei festhalten:

1.  Wann kamen die Aufgaben herein?

2.  Wie viel Zeit hat die Erledigung beansprucht?

3.  Von wem kamen die To-Dos?

Aus diesen Daten kannst du die durchschnittliche Pufferzeit pro Tag ausrechnen, die du infolgedessen täglich freihalten solltest.

Vielleicht erkennst du auch bestimmte Muster. Von einer Person könnte der Großteil deiner unvorhersehbaren Aufgaben kommen. Oder Aufgaben kommen an bestimmten Werktagen besonders häufig vor. Welche Muster kannst du erkennen?

4. Plane deine To-Do-Liste pessimistischer

Nimm deine To-Dos zur Hand und schreibe auf, wie lange du jeweils für die Erledigung aufbringen musst. Berechne im folgenden Schritt, wie lange du für die gesamte Abarbeitung benötigen wirst. Wenn der erwartete Zeitaufwand 27 Stunden wäre, siehst du eindeutig, dass das Abarbeiten der To-Do-Liste weit mehr als einen Arbeitstag benötigen wird. Aufgaben müssen entsprechend neu geplant werden.

5. Gehe mit einem roten Faden durch den Tag

Überlege dir, wann die To-Dos am besten erledigt werden können. Welche Aufgabe passt in einen 30-minütigen Slot vor einer Besprechung? Welche To-Dos sind wichtig und sollten sofort erledigt werden?

Mein Tipp: Erledige zuerst die wichtigsten Aufgaben!

Fazit

Wenn du die Tipps umsetzt, wirst du regelmäßig das geniale Gefühl erleben, am Ende des Tages alle To-Dos abgehakt zu haben. Du kannst glücklicher und zufriedener in deinen Feierabend starten.

#highfive
euer Thomas Mangold

PS: Unser Blogbeitrag “Die Lösung für verzweifelte To-Do-List-Typen” könnte die ebenfalls gefallen.