Hier geht es nicht nur darum, deine Zeit zu managen sondern auch darum, wie du Prioritäten setzt. Wie du “Nein” sagst, konzentriert arbeitest und deshalb weniger Zeit für deine vorgenommenen Aufgaben brauchst! Der Fokus liegt auf Selbstmanagement. Denn ohne Selbstmanagement kannst du die nettesten Tools haben und trotzdem geht nichts weiter. Achtung: Du läufst nur im Hamsterrad der unwichtigen To-Do’s.

Definition von Zeit

“Ich habe keine Zeit” ist eine Lüge. Es handelt sich immer um Prioritäten. Wenn du oder irgendjemand diesen Satz ausspricht, bedeutet das, dass die Alternative ansprechender ist, als das, worüber ihr gerade sprecht. Oft ist es aber so, dass viele Dinge erledigt werden müssen und man trotzdem gerne Dinge unternehmen würde, dafür dann aber keine Zeit mehr übrig bleibt.

Daraus lassen sich zwei lösungsorientierte Fragen ableiten:

1. Sind die Dinge, die wir für wichtig halten, wirklich wichtig?
2. Sollte ich mir die Zeit für meine Wünsche nehmen oder nicht?

Pareto-Prinzip

Laut dem Pareto-Prinzip kannst du bereits mit 20% des Zeitaufwandes 80% des Ergebnisses erzielen. Die restlichen 80% der Zeit verwendest du also darauf, die fehlenden 20% des Ergebnisses zu erreichen. Dazu kannst du dir die Frage stellen: “Was würde ich heute tun, wenn ich nur eine Stunde arbeiten dürfte?” Danach kannst du deine Aufgaben priorisieren und so effizienter werden.

Parkinsonsches Gesetz

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.

Wenn du einer Aufgabe eine Woche Zeit gibst, wird sie auch genau so lang dauern – unabhängig von der Komplexität oder Schwierigkeit der Aufgabe. Auch wenn die Aufgabe schneller abgearbeitet werden könnte, dauert sie länger, als sie müsste. Das kann verschiedene Gründe haben:

• Es wird ganz einfach langsamer gearbeitet. „Ich hab ja noch jede Menge Zeit und kann noch einen Kaffee trinken.“ statt „Ich will das jetzt unbedingt fertigstellen.“

• Die Lösung wird perfektioniert: Obwohl sie gut genug erfüllt wurde, wird an Kleinigkeiten gebastelt, um die Aufgabe noch besser zu erfüllen – schließlich ist noch Zeit vorhanden.

• Es wird bis zur letzten Minute mit dem Beginn der Aufgabe gewartet, weil ja glücklicherweise genügend Zeit eingeräumt wurde.

Deadlines für alles

Setze Deadlines für alle Dinge, die zu erledigen sind. Und zwar sowohl für deine eigenen Aufgaben, als auch für die deines Teams. Wenn ein Task keine Deadline hat, wird er nach dem Parkinsonschen Gesetz nämlich nie erledigt – seine Abarbeitung dehnt sich bis ins Unendliche aus.

Zeit-Diebe

Es gibt auch sogenannte Zeit-Diebe. Identifiziere deine persönlichen Zeit-Diebe. Welche sind die zeitintensiven Tätigkeiten, die dir keine Freude und keinen Fortschritt bringen? TV, Smartphone, Zeitschriften, YouTube, Social Media und Spiele, das sind alles Ablenkungen, die dir deine Zeit rauben. Aber auch andere Dinge wie Tracking, Perfektion als Zeit-Dieb oder Trödeln können dir die Zeit stehlen.

Ein weiterer Punkt, den wir sicher alle kennen, ist das Prokrastinieren. Das heißt Aufgaben zu verschieben oder zu vertagen. Dinge, die unserer Ansicht nach wichtig sind, erscheinen größer, als sie es vielleicht wirklich sind. Daher neigen wir dazu, viele kleine Aufgaben zu erledigen, bevor wir diese wichtige Aufgabe anpacken. Nicht im Sinne des Pareto-Prinzips, denn so machen wir keine großen Schritte. Doch würden wir diese eine große Aufgabe erledigen, entsteht etwas Paradoxes. Wenn wir die Energie aufbringen, die es braucht, um diese Aufgabe zu erledigen, bekommen wir noch mehr Energie zur Verfügung!

Zeit-Booster

Du musst dir die Zeit nehmen! Jeder von uns kennt den Spruch: “Wenn ich mal Y, dann mach ich Z. Doch dieser Tag kommt anscheinend nie, weil es immer etwas Dringendes zu tun gibt. Deshalb müssen wir lernen “Nein” zu sagen. “Nein” zu Aufgaben, “Nein” zu neuen Möglichkeiten, “Nein” zu Personen. Sonst sind wir nur Hampelmänner (oder Hampelfrauen) die zu allem “Ja” und “Amen” sagen.

Man kann aber auch die Möglichkeit nutzen und delegieren. Wichtig hierbei ist eine klare, deutliche Sprache, um die Aufgaben verständlich weiterzuleiten.

Trotzdem ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Wir sind in die Dringlichkeitssucht gefallen. Wir machen dauernd nur noch Dringendes, aber nichts Wichtiges mehr. Dringende Dinge zu erledigen gefällt uns ja auch. Wir kommen uns wichtig vor und es scheint als würden wir die ganze Zeit etwas abhaken können, aber die wichtigen Sachen bleiben dann auf der Strecke und wir kommen unserem Ziel nur bedingt näher.
Deshalb ist es so wichtig, die Dinge zu priorisieren, die wichtig sind und nicht nur dringend.
Beispiele hierfür wären: Wichtig sind Gesundheit, Freunde, Familie und Ruhe. Jedoch dringend ist es, schnell noch etwas zu Essen oder schnell noch die Mail zu senden, bevor wir die Tochter anrufen.

Pausen(gestaltung)

Wichtig ist es auch immer wieder Pausen zumachen. Aber auch die Gestaltung der Pausen spielt eine große Rolle. Man sollte kein Handy verwenden. Keine E-Mails checken und berufliche Gespräche vermeiden. Vorrangig sind Bewegung, Atmung und ausreichend zu Trinken. Man kann auch Small-Talk mit den Kolleginnen und Kollegen führen.

Ein gutes Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement ist wichtig, um sich selbst das Leben zu erleichtern und sich dadurch auch mehr Raum zu schaffen, für die wirklich wichtigen Dinge im Leben!

#highfive
euer RealTalk-Team